Caso de estudio · Dirección de arte
El portal de incorporación que diseñamos para una consultora de diseño gráfico local. El objetivo era ordenar la entrada de nuevos clientes: desde el primer contacto hasta la entrega del brief, sin que el equipo perdiera tiempo persiguiendo archivos o reescribiendo correos.
El proyecto surgió porque la consultora recibía pedidos por tres canales distintos —mail, WhatsApp y reuniones— y cada uno dejaba una versión diferente de la misma información. Necesitaban un único punto de entrada que documentara el alcance, los plazos y las referencias visuales antes de empezar cualquier producción.
Sin un flujo definido, el 30% de los briefs llegaban incompletos. Las referencias se perdían en cadenas de correo y el equipo de postproducción empezaba a trabajar sin saber si el color grading aprobado era el de la última versión o el de la primera.
El portal no es una herramienta de gestión compleja. Es un formulario estructurado que obliga a definir objetivos, entregables, tono visual y referencias antes de abrir el proyecto. Simple, pero suficiente para que nadie adivine.
Mapeamos el recorrido real del cliente: consulta inicial, llamada de descubrimiento, envío de referencias, aprobación de brief. Cada paso quedó documentado con capturas y notas, para que el equipo supiera exactamente qué información faltaba antes de pasar a producción.
Construimos un formulario de cinco secciones con campos obligatorios: contexto de marca, objetivos, entregables, referencias visuales y plazos. Cada sección incluye ejemplos concretos para que el cliente entienda qué tipo de respuesta se espera. Nada de preguntas abiertas genéricas.
El equipo pasó de perseguir información a recibir briefs completos en el primer envío. El tiempo de preparación de cada proyecto bajó de dos días a medio día, y las revisiones de color grading dejaron de repetirse por falta de contexto.
El caso se documentó con el flujo completo del portal, capturas de cada sección del formulario y una guía interna para el equipo sobre cómo interpretar las respuestas. También incluimos una plantilla de brief que la consultora reutiliza en proyectos que no pasan por el portal.